การพัฒนากระบวนการกำกับและติดตามโครงการจ้างปรึกษาแนะนำธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม

Abstract

งานวิจัยนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อศึกษากระบวนการกำกับและติดตามโครงการจ้างปรึกษาแนะนำ SMEs ของกรมส่งเสริมอุตสาหกรรม ซึ่งจัดจ้างหน่วยงานภายนอกเป็นผู้ให้การปรึกษาแนะนำเชิงลึกแก่ผู้ประกอบการ SMEs ในการปรับปรุงและพัฒนาธุรกิจ จากการรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลพบว่าในแต่ละปีงบประมาณจะมีมูลค่าการจัดจ้างสูงถึงประมาณ 450 ล้านบาท แต่กลับพบว่าผลลัพธ์ความสำเร็จหลังจบโครงการปรึกษาแนะนำเชิงลึกนั้น จากการประเมินผลลัพธ์ความพึงพอใจของผู้ประกอบการ SMEs ที่เข้าร่วมโครงการมีค่าเฉลี่ยอยู่ที่ระดับ 58% ซึ่งอยู่ในเกณฑ์ที่ค่อนข้างต่ำ โดยมีปัญหาสำคัญในด้านการให้คำปรึกษาแนะนำของที่ปรึกษาแก่ SMEs ไม่สอดคล้องตามแผนงานที่วางไว้ และไม่บรรลุตาม Key Performance Indicator ของแผนงานที่ได้กำหนดไว้ปัญหาดังกล่าวนำไปสู่การทำ Focus Group รวบรวมความคิดเห็น (Brainstorming) ของเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบโครงการ เพื่อแก้ไขโดยเสนอวิธีการพัฒนาปรับปรุงกระบวนการกำกับและติดตาม โครงการฯ สรุปเป็น 2 ด้าน ได้แก่ 1) การพัฒนารูปแบบข้อมูลเพื่อใช้ในการกำกับและติดตามที่เป็นมาตรฐาน เพื่อนำไปใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เข้าใจได้ง่าย เข้าถึงข้อมูลได้สะดวก ตามหลักการ Project Management 2) การออกแบบพัฒนากระบวนการสื่อสารข้อมูลในการกำกับและติดตามซึ่งเรียกว่า Monthly Monitoring Report โดยเพิ่มความถี่ (frequency) ในการรายงานข้อมูล เพื่อการติดตามและเฝ้าระวัง พร้อมแก้ไขปรับปรุงได้ทันก่อนที่จะกระทบต่อผลลัพธ์และเป้าหมายของโครงการโดยผลลัพธ์ที่ได้เมื่อนำไปดำเนินการกับกลุ่มโครงการเป้าหมายพบว่าค่าเฉลี่ยผลประเมินความพึงพอใจของผู้ประกอบการ SMEs มีค่าเฉลี่ยอยู่ที่ระดับ 63.3% ซึ่งเพิ่มสูงขึ้นจากเดิม 5.3% และหากประยุกต์เอากระบวนการกำกับและติดตามโครงการจ้างปรึกษาแนะนำ SMEs ที่ได้พัฒนาขึ้น นำไปใช้เป็นมาตรฐานการกำกับ และติดตามงานจะช่วยลดการจัดจ้างหน่วยงานภายนอก ในการติดตามประเมินผลซึ่งสามารถลดต้นทุนการบริหารและติดตามโครงการลงได้ประมาณ 50,000 บาทต่อปี

 The propose of this research is study to the work process development in controlling and monitoring consultancy for SMEs project, which is belong to budgets of the department industrial promotion used annually average 450 million baths. The budget is assigned to the direct hiring consultant for adviser SMEs concern in development and improvement business under the Term of Reference (TOR). In past, all projects was evaluated to satisfy by SMEs average 58%. It is low level and it is unsuitableness. This case study has found problem about processing consultancy for SMEs is not achieved in target and key performance indicator (KPI). We have provided processing of development by brainstorming and focus group technique. Therefore, the results of improvement is two respects: 1) to develop standard of data reports for controlling and monitoring consultancy for SMEs project and 2) to design and development frequency about information report processing in model “Monthly Monitoring Report”. These respects help to improve evaluation of outcome of increasing to 63.3%. It is up to 5.3%. Moreover, this can be applied to work process development in controlling and monitoring consultancy for SMEs projects, which are reduced cost of project management and evaluation about 50,000 baht.