ยุทธศาสตร์การพัฒนางานสารบรรณ ของฝ่ายกิจการนิสิต มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ วิทยาเขตเฉลิมพระเกียรติ จังหวัดสกลนคร

Abstract

บทคัดย่อ

การวิจัยในครั้งนี้ มีวัตถุประสงค์เพื่อ 1) ศึกษาสภาพปัญหาและความต้องการให้บริการเกี่ยวกับ      งานสารบรรณของฝ่ายกิจการนิสิต มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ วิทยาเขตเฉลิมพระเกียรติ จังหวัดสกลนคร       2) สร้างยุทธศาสตร์การพัฒนางานสารบรรณ และ 3) ประเมินความพึงพอใจของผู้ใช้บริการงานสารบรรณ   จากการใช้ยุทธศาสตร์โดยดำเนินการวิจัยเป็น 4 ขั้นตอน ได้แก่ 1) การศึกษาสภาพปัญหาและความต้องการให้บริการเกี่ยวกับงานสารบรรณ โดยใช้แบบสัมภาษณ์แบบมีโครงสร้าง 2) การสร้างยุทธศาสตร์การพัฒนา   โดยใช้การประชุมเชิงปฏิบัติการแบบมีส่วน 3) การทดลองและประเมินการใช้ยุทธศาสตร์การพัฒนา โดยใช้แบบสัมภาษณ์แบบมีโครงสร้าง และแบบสอบถามประเมินความพึงพอใจในการให้บริการงานสารบรรณ และ 4)การเผยแพร่ยุทธศาสตร์การพัฒนา โดยจัดทำเป็นคู่มือการปฏิบัติงานสารบรรณเผยแพร่ไปยังหน่วยงานทั้งภายในและภายนอก มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ วิทยาเขตเฉลิมพระเกียรติ จังหวัดสกลนคร รวมทั้งประชาสัมพันธ์ผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ต

ผลการวิจัยมีดังนี้

1. การให้บริการงานสารบรรณยังขาดความชัดเจน ในขั้นตอน และกระบวนการดำเนินงาน ทำให้การดำเนินงานไม่เป็นระบบ เนื่องจากไม่มีคู่มือการให้บริการและการปฏิบัติงานสารบรรณ รวมถึงสถานที่ให้บริการงานสารบรรณ ผู้ใช้บริการไม่ได้รับความสะดวกในการติดต่อขอใช้บริการ เนื่องจากไม่มีจุดแนะนำการให้บริการ และขั้นตอนการขอใช้บริการที่ชัดเจน ดังนั้น ควรมีการกำหนดแผนยุทธศาสตร์การพัฒนาการบริการงานสารบรรณของฝ่ายกิจการนิสิต มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ วิทยาเขตเฉลิมพระเกียรติ จังหวัดสกลนคร ให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

2. ยุทธศาสตร์การพัฒนางานสารบรรณ ของฝ่ายกิจการนิสิต มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์วิทยาเขตเฉลิมพระเกียรติ จังหวัดสกลนคร มี 2 ยุทธศาสตร์ได้แก่ ยุทธศาสตร์ที่ 1 พัฒนาขั้นตอน กระบวนงานมาตรฐานเวลางานสารบรรณที่เป็นระบบและชัดเจน และยุทธศาสตร์ที่ 2 พัฒนาจุดศูนย์กลางการให้บริการฝ่ายกิจการนิสิต (Student Service Center) ที่ให้ความสะดวกและรวดเร็ว

3. ภายหลังการใช้ยุทธศาสตร์การพัฒนางานสารบรรณ พบว่า 1) ผู้ใช้บริการงานสารบรรณ มีความสะดวกในการใช้บริการมากขึ้น มีการปฏิบัติงานตามขั้นตอน กระบวนงานมาตรฐานเวลาที่ชัดเจนขึ้น และการให้บริการของเจ้าหน้าที่สามารถให้ข้อมูล อำนวยความสะดวก ประสานงาน ให้คำปรึกษา แนะนำได้เป็นอย่างดี อีกทั้งสามารถนำไปเป็นแนวทางการพัฒนางานสารบรรณไปใช้สำหรับคณะ สำนัก สถาบัน องค์กรกิจกรรมนิสิต และหน่วยงานภายนอก ทั้งนี้ยุทธศาสตร์การพัฒนางานสารบรรณ จะต้องได้รับการวิเคราะห์ปัญหาและอุปสรรคในการดำเนินงานอย่างต่อเนื่อง เพื่อให้ยุทธศาสตร์มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น และ 2) ผู้ใช้บริการมีความพึงพอใจต่อการให้บริการงานสารบรรณ ทั้งในภาพรวมและรายด้านอยู่ในระดับมาก

Abstract

The objectives of this study were : 1) to examine problem states and needs of giving service of correspondence and records work offered by the Student Affairs Division, Kasetsart University, Chalermprakiat Sakon Nakhon Province Campus, 2) to create strategies for developing correspondence and records work, and 3) to assess satisfaction of receivers of service in correspondence and records work from implementation of the strategies. The study was conducted using 4 steps: 1) examination of problem states and needs of giving service of correspondence and records work using a structured questionnaire, 2) creating development strategies based on a participatory workshop 3) implementation of development strategies and assessment of their implementation using a structured interview and questionnaire for assessing satisfaction of giving service in correspondence and records work, and 4) dissemination of development strategies through the manual of practice to the work units both inside and outside of the Kasetsart University, Chalermprakiat Sakon Nakhon Province Campus, and through the public relations on a website.

Findings of this study were as follows:

1. The service giving lacked clarity in the step and process of operating correspondence and records work so that work practice was not systematic. That is because there was no manual available for giving service and practice in correspondence and records work and the service receivers felt inconvenient in contacting service givers because of no spot available for introducing service giving and clear steps for receiving service.  Thus, a strategic plan for the development of service in correspondence and records work by the Student Affairs Division, Kasetsart University, Chalermphrakiat Sakon Nakhon Province Campus should be determined to make it more efficient.

2. There were two strategies for developing correspondence and records work of the Student Affairs Division, Kasetsart University, Chalerm Phrakiat Sakon Nakhon Province Campus: strategy 1 for development of a step and process of which a standard time frame to finish work was determined clearly and systematically, and strategy 2 for development of a student service center for a fast and convenient service.

3. After implementation of the strategies for developing correspondence and  records work, it was found as follows: 1) The receivers of service in correspondence and records work felt more convenient to get service because the clearly set standard time frame to spend for each step and process of performing a job was available. The officer’s service providing could not only give information, convenience, coordination, counseling, and advice promptly but also give the way to be adopted for development of correspondence and records work in any faculty, office, institution, students’ activity organization and work units outside. However, strategies as such need to be continuously analyzed concerning problems and barriers in performing a job in order that they would be more efficiently implemented. 2) The receivers of service were satisfied with service giving in correspondence and records work as a whole and each aspect at the high level.