พฤติกรรมการจัดการเอกสารส่วนบุคคลในเครื่องคอมพิวเตอร์

บทคัดย่อ

บทคัดย่อ

สำหรับองค์กรที่ไม่มีการจัดเก็บเอกสารส่วนกลาง การได้มาซึ่งเอกสารที่ต้องการอาจล่าช้าหรือไม่สามารถหาพบเนื่องจากผู้ค้นหาอาจมีกลยุทธ์การจัดการเอกสารส่วนบุคคลที่แตกต่างจากผู้จัดเก็บ ดังนั้น การศึกษาผลกระทบของกลยุทธ์การจัดการเอกสารส่วนบุคคลที่แตกต่างกันต่อการจัดการเอกสารกลุ่มจะเป็นส่วนสำคัญในการออกแบบแนวทางการพัฒนาโปรแกรมประยุกต์เพื่อการจัดการเอกสารร่วมกัน งานวิจัยนี้ประกอบด้วย 2 ขั้นตอน คือ การศึกษาพฤติกรรมการจัดการเอกสารส่วนบุคคล และการวิจัยเชิงทดลองเพื่อศึกษาผลกระทบของการทำงานร่วมกัน โดยบทความนี้นำเสนอเพียงผลการศึกษาพฤติกรรมการจัดการเอกสารส่วนบุคคลเพื่อเป็นข้อมูลในการจำแนกกลุ่มตัวอย่างสำหรับการทำวิจัยเชิงทดลองและการออกแบบแนวทางการพัฒนาโปรแกรมประยุกต์ซึ่งข้อมูลต่างๆได้จากการตอบแบบสอบถามพฤติกรรมการจัดการเอกสารส่วนบุคคลและการเก็บข้อมูลเชิงปริมาณเกี่ยวกับจำนวนโฟลเดอร์และไฟล์เอกสารในเครื่องคอมพิวเตอร์ของกลุ่มตัวอย่าง โดยคัดเลือกกลุ่มตัวอย่างแบบเจาะจง จำนวน 90 คน ผลการศึกษาพบว่าการจัดการไฟล์เอกสารที่ดีมีความสำคัญต่อการทำงานของคนในทุกกลยุทธ์ (Piling, Filing และ Structuring) ดังนั้นจึงคุ้มค่าที่จะเสียเวลาในการจัดการ เพียงแต่ต้องการใช้เวลาในการจัดการและระบุหาไฟล์เอกสารไม่มากนัก โดยทุกกลยุทธ์ค่อนข้างรู้แน่นอนว่าไฟล์เอกสารที่เพิ่งใช้งานอยู่ที่ใด มีเพียงกลุ่ม Structuring ที่ไม่จำเป็นต้องใช้ตัวค้นหาไฟล์เอกสาร แม้ว่าไฟล์เอกสารนั้นจะไม่ได้ถูกใช้งานเป็นเวลานาน นอกจากนี้การตั้งชื่อไฟล์มีความสำคัญอย่างมากกับการจัดการเอกสารส่วนบุคคลของคนในทุกกลยุทธ์เพราะเป็นข้อมูลที่ใช้ในการคาดเดาเนื้อหาเกี่ยวกับเอกสารได้ใกล้เคียงที่สุด อีกทั้งการตั้งชื่อไฟล์เป็นประโยชน์ต่อการเรียงลำดับไฟล์การค้นหา และการแยกแยะเวอร์ชัน ดังนั้นการตั้งชื่อไฟล์ที่สื่อความหมายชัดเจนจะช่วยให้การหาไฟล์เอกสารเป็นเรื่องง่ายและลดความสับสน

คำสำคัญ: การจัดการเอกสารส่วนบุคคล กลยุทธ์การจัดการเอกสาร

Abstract

The organizations that have no data storage centralization for centralized management and storage consolidation may face various challenges associated with information retrieval and data recovery. Finding necessary documents may take a long time, or the documents cannot be located due to unconformity between those responsible for information storage and data retrieval. A study on how the personal document management strategy affects the group document management is essential for the development of guidelines for collaborative document management applications. This research has two parts, which involve a study on document management behavior and an experimental study examining an impact of different personal document management strategies on a collaborative work. This paper only reports findings on personal document management behaviors, which were used to classify the samples into groups for the experimental study and to suggest design guidelines for applications development. A sample group of 90 respondents were purposively recruited. They completed a questionnaire asking about their personal document management behavior. The number of folders and files stored in their own personal computer were also recorded. As results, all three relevant strategies (Piling, Filing, and Structuring) are significant, worth the time and effort for effective document management practice. The participants asserted they did not want to spend too much time on managing and locating documents. Generally, the three groups were familiar with recently-used document location. Only the structuring group did not need to use a search function to locate files remaining unused for a long time. File naming was essential for effective document management due to the suggestion for content types and subjects, facilitating document arrangement in alphabetical order, sorting, searching and retrieving the records. Creating unambiguous filenames would lessen confusion, keep items organized and make it easier to identify specific files.

Keywords: Personal Document Management, Document Management Strategy